機器と仮想ツール
リモートで作業する従業員は、自宅で作業するための適切な機器を確保することが求められます。 適切な機器、家具、消耗品は、従業員が行う作業と従業員が必要とするものによって異なります。 従業員の安全と人間工学に関するセクションが役立ち、従業員は必要なすべての技術と家具を決定します。 さらに、従業員とスーパーバイザーは、実行される職務に基づいて、ポジションまたはジョブの要件を最適に決定できます。
自分のテクノロジー、家具、消耗品を購入するのは難しい場合があります。 強制的なリモートワークが承認された従業員は、奨学金の対象となる場合があります。詳細については、以下を参照してください。 この奨学金は、テクノロジー、家具、消耗品の購入で従業員をサポートすることを目的としています。
ラリマー郡は、必須および任意のリモート ワークが承認された従業員に、ラップトップ、ドッキング ステーション、モニター、キーボード、およびマウスを提供します。 標準装備のデバイスがリモート ワーカーのニーズを満たさない場合、リモート ワーカーは他のデバイスを購入する責任があります。
従業員は、バーチャル プライベート ネットワーク (VPN) を使用して郡のネットワーク上のリソースにアクセスできますが、郡が発行したコンピューターでのみ使用できます。 郡は、郡のセキュリティとテクノロジーの基準が満たされていることを保証するためにラップトップを提供しています。
従業員は、仮想デスクトップ インフラストラクチャ (VDI) を使用して、自宅のコンピューターから郡のネットワーク リソースにアクセスできます。 インターネットにアクセスできる自宅のコンピューターを使用して、郡のクラウドベースのサービスに直接アクセスすることもできます。 これらのサービスには、Google スイートの製品や、OKTA 認証ポータルを使用してアクセスできるその他の Software as a Service アプリケーションが含まれます。
従業員は、自主的および強制的なリモート ワークの両方で、各自で以下を購入する責任があります。プリンター (重要な印刷には、法定用紙サイズをサポートする両面レーザー プリンターを IT が推奨します - HP、Lexmark、Brother、Canon)、Web カメラ、ヘッドセット、両面デスクトップ ドキュメント。スキャナー (TWAIN、Kofax、または ISIS をサポートするデバイス)。
リモート オフィスの家具は従業員に固有のものです。 各従業員の家、家具の要件 (スペースとデザイン)、および人間工学により、これらのアイテムの購入はユニークになります。 従業員が人間工学に基づいた家具について質問がある場合は、 リスク管理安全コーディネーター.
従業員は、自分の机、椅子を購入する責任があります (椅子購入ガイド）、モニタースタンド、フットレスト、その他リモートワークに必要な備品。
施設は、リモートワークに関するいくつかの推奨事項を提供しています 家具のオプション. 従業員はこれらのアイテムを検索して、自分で購入できます。
従業員は資格を得ることができます 接続許容量 または、部門と協力して、郡発行のデバイスがより適切かどうかを判断することができます。 従業員は、ワイヤレス接続ポリシーで詳細を確認できます。 以前はワイヤレス デバイス手当として知られていた接続手当は、適格な従業員にワイヤレス デバイス手当とインターネット手当を提供します。 職責のために郡のワイヤレス デバイスを使用する必要がある従業員、または必須のリモート ワーカーとして特定された従業員は、手当の対象となる可能性があります。
リモートワーク従業員のいずれのカテゴリーも、手当に関係なく、自発的および強制的であり、従業員が郡発行のデバイスを持っていない場合は、自宅または携帯電話 (サービスを含む) およびインターネット サービス (関連するサービスを含む) を購入する責任があります。モデム、ワイヤレス ルーター、ワイヤレス レンジ エクステンダー、および/またはメッシュ ネットワーク機器などのインターネット サービスおよび使用のための機器)。
スーパーバイザーは、従業員が自宅で郡からのオフィス消耗品を使用することを承認する場合があります。 消耗品の例としては、ペン/鉛筆、メモ帳、付箋、ペーパー/バインダー クリップ、バインダー、フォルダー、紙などがあります。 リモートで作業する従業員は、リモートでの作業中に使用するためにオフィスから物資を持ち出す際に、監督者に情報を提供することが期待されています。
従業員は、自分の仕事を達成するために印刷する必要がある特別な状況がない限り、自分のプリンター インクを購入する責任があります。 従業員は、印刷のためのリモートワークの必要性について上司と協力する必要があります。
郡は、リモートで作業するには追加の技術、機器、および家具が必要であることを認識しています。 在宅勤務が義務付けられている従業員、予定された時間の一部または全部で在宅勤務を余儀なくされている従業員の負担を軽減したいと考えています。
強制リモートワークの従業員は、リモートワークが承認された時点で最初に 1,200 ドルの給付金を受け取る資格があり、その後毎年 500 ドルの給付金が支払われます。 この奨学金の目的は、在宅勤務を義務付けられている従業員に、在宅勤務のニーズを満たすテクノロジー、機器、および家具を購入するための経済的支援を提供することです。
奨学金の金額は、適切な源泉徴収税とともに給与を通じて支払われます。 郡は、奨学金の使用に関して領収書や書類を必要としません。
郡は、すべての従業員に標準の会議および通信ツールと、電子署名用のツールを提供します。
- Gmailの
- Zoom
- 携帯電話ドキュメント スキャン アプリ (Adobe Scan、Microsoft Office Lens、ScanPro)
- DocuSignの
従業員は、WebEx、GoToMeeting、Microsoft Teams など、従業員が使用するベンダーに基づいて他のビデオ会議ツールを利用することもできますが、これらのツールを使用することは適切ですが、これらのツールのサポートは提供されません。
郡の現在の電話システムであるズームでは、電話システムをリモートで使用できます。 従業員は郡の内線番号を携帯電話 (または自宅) に転送できるため、すべての通話を従業員に直接転送できます。 郡のビジネスでの携帯電話の使用に関する追加情報については、 無線通信ポリシー.
郡全体の部門またはオフィスには、アクセスを必要とするさまざまなシステムがあります。 独自のシステムへのアクセスは、リモートで作業するときに適切なアクセスが提供されることを保証するために、上司および IT と一緒に確認する必要があります。 従業員は、アプリケーションの一部として、安全なアクセスを提供できることを保証するために、業務目的で定期的に使用する独自のシステムを特定するよう求められます。
電子署名に関する情報
郡は文書の電子署名をサポートしており、従業員は電子署名のポリシー/手順を参照して、電子署名できる文書と電子署名の使用方法を理解できます。
署名機関ポリシー 郡部門の署名承認レベルを確立し、クロス トレーニングと新人員のトレーニングの参考資料を提供します。
郡には、契約書、同意書、作業明細書など、正式な二者署名を必要とする文書を定期的に作成する必要があるユーザーが利用できる Enterprise DocuSign アカウントがあります。 DocuSign へのアクセスは、オプション ソフトウェアのカタログの一部としてサービス デスクから、または JSMサービスポータル 使用料のために部門の承認が必要です。 DocuSign では、郡検事のスタンプを使用した理事会や郡長の承認などの一般的なワークフロー用の標準テンプレートを利用できます。
DocuSign は、承認のために郡マネージャーまたは郡コミッショナー委員会に提出する契約に使用する必要があり、外部関係者との契約または合意には DocuSign を使用する必要があります。 内部の電子承認または単純な PDF 電子署名には、Adobe Pro も利用できます。 内部フォームの場合、それらを LogiForms に変換する方が費用対効果が高くなります。 部門は IT 部門と連携して、内部フォーム用の LogiForms とワークフローを作成し、認証された従業員の承認を追跡できます。
