記録保持
郡の記録保持の目的は、記録が合法的に処分される前に、郡政府の記録が郡の役人によって保持されなければならない最短期間を郡の機関に提供することです。 保持スケジュールは、記録の保持と廃棄に関する体系的で標準的な手順を確立し、次のことを実現します。
- 記録は、郡の法律上、財政上、行政上、およびその他の用途に必要な限り保持されます。
- 記録は、地域、州、および連邦の規制で義務付けられている限り保持されます。
- 永続的な価値の記録は、歴史的およびその他の研究目的で永久に保持されます。
- 不要になったレコードは破棄されます。
このプログラムは、適用法に従って以下の経済を実現します。
- オフィス スペース、ファイリング機器、およびネットワーク ストレージ スペースは、日常業務に不要になった記録を削除することで、より有効に活用できます。
- 保持価値がなくなったレコードをタイムリーに破棄することで、必要なストレージ領域を最小限に抑えます。
- ファイリングおよび保管用の追加の機器や備品の購入を減らすことで、コストを削減できます。
- 記録のファイリングと検索にかかる人件費を最小限に抑えます。
保存スケジュール マニュアルまたはその内容に関する質問は、次の宛先に送信してください。
ラリマー郡 IT
経営管理
記録サービス
記録システムコーディネーター
リンク、ドキュメント、フォーム
給与記録保持スケジュール
| レコードシリーズのタイトルと説明 | 最小保存期間 |
|---|---|
| 1. 賃金差し押さえ ファイルには、従業員の給与を制限する裁判所命令またはその他の手段が含まれる場合があります。 |
3 年 + 現在 |
| 2. 保険/繰延補償明細書/請求書 | 3 年 + 現在 |
| 3. 休暇申請 | 1年+現在 |
| 4. 給与バランス記録 ファイルには、毎月、四半期ごと、および年末の調整、給与変更フォーム (無効になった給与、手動の給与明細、従業員マスター ファイルへの調整)、個別のバランス ワークシート、給与前払い要求、従業員標準変更フォームが含まれます。 |
6年+現在 |
| 5. 給与控除の承認 健康およびその他の問題に対する特定の給与控除を承認および承認する従業員フォーム。 |
更新されるまで |
| 6. 給与台帳 | 永久 |
| 7. 給与報告手順 | 更新されるまで |
| 8. 給与レポート レポートには、小切手登録、自動預金、年初来のリスト、更新された 190、QTD、YTD の収益、控除と時間、雇用の確認、人員配置文書、従業員のフル ステータス、事前給与、システム テーブル ファイルの更新、年が含まれます。 -エンド W-2 およびテープ リスト、941、QTR 終了ファイルのメンテナンス、現在の従業員数、QTD 終了従業員リスト、QTD 失業保険、失業、労災補償、退職、最終給与計算、一括変更ファイルのメンテナンス、年次ファイルのメンテナンス、時間会計、控除登録、従業員監査、雇用確認、ステータス、125/柔軟な支出、保険、直接預金、繰り延べ補償、信用組合、その他の控除、手動で調整された保険、およびその他の控除登録。 |
3 年 + 現在 |
| 9. 給与概要 記録には、従業員の名前、部門の会計コード、総給与、純利益、年初来の支払いが含まれる場合があります。 |
更新されるまで 提供 給与登録は永続的に維持されます |
| 10. 四半期ごとおよび年末調整 | 3 年 + 現在 |
| 11. タイムシート（従業員） | 2 年 + 現在 |
| 12. W-2フォーム | 4 年 + 現在 |
| 13. W-4フォーム | 改訂まで + 4 年 |
