331.10 内部コミュニケーション
あなたはラリマー郡の職員ですか?自分に関連するすべてのポリシーを参照してください パワーDMS.
目的： このポリシーの目的は、ラリマー郡内の内部コミュニケーションの役割と機能を特定すると同時に、ラリマー郡の指導原則と戦略的優先事項を強化するために内部コミュニケーションを強化および合理化することです (参照 C)。 これには、従業員に配布される情報が関連性があり、アクセスしやすく、正確で、内容と量の両方が適切であることを保証することが含まれます。 ラリマー郡の通信チャネルのユーザーは、郡の目的のためにそれらを使用し、このポリシーを遵守することが期待されています。
範囲： このポリシーと手順は、ラリマー郡のすべての従業員と、第 XNUMX 司法区の地方検事局の従業員に適用されます。
責任： 人事部長がこのポリシーを管理します。
特定の要件： なし
改訂セクション (以前のポリシーからの重要な変更):
新しいポリシーと手順
ポリシーと手順:
I. 一般方針
ラリマー郡は、従業員が郡の目的のために関連するコミュニケーション ツール (参照 B) を使用し、これおよびその他の関連するポリシーと手順に従って使用することを期待しています。
A. 意思決定者。 ラリマー郡の意思決定者は、すべての従業員が仕事を効果的に完了するために必要な情報とコミュニケーションを確実に受け取れるようにする責任があります。
B. 従業員。 従業員は、郡全体の電子メールや従業員のニュースレターを含む内部通信を読むことが期待されています。
Ⅱ． 特定されたコミュニケーションのレベル
コミュニケーションの優先順位を作成し、従業員のコミュニケーション過負荷を軽減するために、以下に説明する XNUMX つのレベルのコミュニケーションがあります。
A. 優先度: 優先度の高いコミュニケーションは、ラリマー郡のすべての従業員を対象としています。 優先メッセージの内容には、従業員が仕事を完了するために必要な情報が含まれているだけでなく、プログラムを利用してラリマー郡との雇用と福利厚生パッケージを強化することもできます (参照 A)。 優先度の高いコミュニケーションには、郡全体の電子メール、内部情報、郡マネージャーからのメッセージ、プロセスの変更、プログラムの発表、システムまたは緊急警報、従業員調査、および郡の管理者によって「優先」とみなされる情報が含まれますが、これらに限定されません。
B. 二次: 二次通信は、XNUMX つの目的のいずれかを果たします。 最初のものはすべての従業員に影響を与える可能性がありますが、読んだり応答したりするのに即時性は必要ありません。 次に、勤務地、部署、性別や年齢別、郡内の役割など、対象となる従業員の人口統計に影響を与えます。 二次的なコミュニケーションには、特典のリマインダー、建物のアラート、部門固有のトレーニング、対象を絞った電子メール、従業員の表彰、および掲示板の発表が含まれますが、これらに限定されません。
C. 一般: 一般的な通信は、ラリマー郡の雇用とは関係ありませんが、組織に関連する内容が含まれており、一般に一般の人々にも共有されます。 一般的なコミュニケーションには、プログラムの発表、イベントへの招待、公開情報、建物の閉鎖、コミュニティへのフィードバック、プログラムの募金活動が含まれますが、これらに限定されません。
A. 電子メールの方法。 郡全体の電子メールは、XNUMX つの方法のいずれかで送信されます。
1. Gmail - Gmail を通じて送信される郡全体の電子メールは、件名の先頭に [CW] を含め、To: フィールドに送信者の名前を、bcc: フィールドに郡全体を指定する必要があります。 Gmail に関連付けられた分析はありません。
2. MailChimp - MailChimp を通じて送信される郡全体の電子メールには、件名の先頭に [CW] を含める必要があります。 開封率やクリック率などの分析は、MailChimp を通じて利用できます。
を。 開封率 - 従業員がメールを開封した割合。
b. クリック率 - メールに記載されている外部リンクをクリックした従業員の割合。
B. 資格。 郡全体の電子メールは優先通信レベルに分類され、この通信チャネルを通じて共有するには、コンテンツが次のカテゴリのいずれかを満たす必要があります。
1. 新しいサービス、リソース、または手順の変更を発表し、従業員人口の 70% 以上に影響を与える。
2. アンケート、フォーム、またはその他のアクションを通じて、従業員人口の 70% 以上からのフィードバック、応答、またはアクションを要求する。
3. 建物の閉鎖、悪天候、または安全上の懸念に関する緊急通知。
4. 従業員の 70% 以上に影響するシステムまたはソフトウェアの問題。
C. 責任
1. 郡全体の電子メール: 郡全体の電子メールは、人事コミュニケーション & メディア スペシャリストによってレビューおよび承認され、コンテンツと対象者の承認、および郡全体の電子メールのスケジューリングが行われます。
を。 Eメール innercomms@larimer.org 郡全体の電子メールの電子メールの内容、対象者、および要求された日付を含めます。 連絡は、CW 電子メール リクエスト フォームを使用して開始することもできます (同封の 1 を参照)。
2. システムまたはソフトウェアの問題: システムまたはソフトウェアの問題に関する郡全体の電子メールは、システムまたはソフトウェアを所有する適切な部門によって処理され、人事コミュニケーションおよびメディア スペシャリストからの承認は必要ありません。
3. 緊急通知: 緊急事態の性質に応じて、緊急通知は郡マネージャー、施設スタッフ、または IT スタッフによって処理され、人事コミュニケーション & メディア スペシャリストからの承認は必要ありません。
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ジョン・ケファラス
郡委員会委員長
(BOCC による承認 - 同意アジェンダ - 08 年 10 月 2021 日)
(Records Management に提出された原本の署名)
ディストリビューション：
すべての郡部局および選出された役人
記録管理SOPマニュアル（オリジナル）
JG/vl
日付: 10 年 2021 月 XNUMX 日
有効期間：廃止されるまで
見直しのスケジュール: XNUMX 年ごとの XNUMX 月、または必要に応じて
キャンセル：なし
囲い：
参考：
