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目的： このポリシーは、従業員の業績または行為から生じる問題に対処し、解決するための手段を提供することを目的としています。
範囲： このポリシーは、ラリマー郡保安官事務所の従業員とラリマー郡検死官事務所の代理従業員を除く、ラリマー郡のすべての事務所、部門、従業員、ボランティア (参照 3) と、第 XNUMX 司法地区地方検事事務所の従業員に適用されます。
責任： 人事部長がこのポリシーを管理します。
特定の要件： なし
改訂セクション （従前の方針からの重要な変更）:
- 参考資料5：HIPAA違反制裁文書
- セクションV.AとB
ポリシー：
A. この方針と手順は、従業員のパフォーマンスまたは行動に起因する問題に対処し、解決するための手段を規定するものです。これらのプロセスおよび懲戒処分（是正措置、不利益処分）は段階的ではなく、事業部門への影響度に基づいて実施されます。また、パフォーマンスまたは行動に関する懸念の範囲、重大性、性質、頻度、リスク、影響、または社会の認識といった考慮事項が含まれる場合があります。
A. 意思決定者とは、ラリマー郡の現行の組織図に記載されている、選出公職者、郡長、郡長補佐、サービスエリアディレクター、または部署長を指します。意思決定者は、人事部長または指名された者の承認を得て、不利益な措置の権限を他の職員に委任することができます。
A. 臨時職員：臨時職員は、本人と郡の双方の合意に基づき、任意で雇用を継続します。本人または郡は、理由の有無を問わず、いつでも任意で雇用関係を終了することができます。また、正式な問題解決、是正措置、または不利益処分の手続きを経る必要もありません。各部署または事務所は、離職前に人事担当に相談してください。
B. 正規雇用者および有期雇用者（参考資料2）
1. 試用期間：従業員は郡の方針（参考資料1）に従って試用期間を経ます。試用期間中、従業員は従業員と郡の双方の合意に基づき、任意に雇用を継続します。従業員または郡は、理由の有無を問わず、いつでも、問題解決、是正措置、不利益措置、苦情処理手続きを経ることなく、雇用関係を終了することができます。郡は従業員の試用期間を一方的に延長することができます。試用期間が延長された場合、従業員は決定者が書面で指定した期日まで試用期間を継続します。
2. 試用期間後： 従業員が試用期間を終えると、その従業員はもはや任意雇用ではなくなり、郡は理由なく雇用関係を終了することはできません。
C. 任命職員：郡の方針に定められた任命職に就く職員は、職員と郡の双方の合意に基づき、任意で雇用を継続します（参照1および4）。任命職員または郡は、理由の有無にかかわらず、いつでも、正式な問題解決、是正措置、または不利益措置の手続きを経ることなく、雇用関係を終了することができます。
D. 選出公務員: 選出公務員はラリマー郡の有権者によって選出されるため、このポリシーの対象にはなりません。
A. 上司は従業員のパフォーマンスと行動を管理する責任を負います。パフォーマンスまたは行動に問題がある場合、上司は状況に対処するための措置を講じる必要があります。パフォーマンスまたは行動に対処するには、以下のプロセスを使用することができます（順不同）。
1. 是正措置は、ラリマー郡が定める期待と基準に反する職務遂行能力および行動の改善を支援するために発令されます。是正措置は、従業員の給与または等級の喪失または降格につながるものではありません。是正措置の内容、必要性、および件数は、不利益処分を科す際の要素として考慮される場合があります。
2. 不利益な措置には、無給停職、強制降格、解雇が含まれます。不利益な措置は、状況の頻度または重大性に基づいて実施される場合があります。
B. 従業員は次のようなプロセスを開始できます。
1. 問題解決は、質問、懸念、異議などを話し合うための非公式および公式のメカニズムを提供します。非公式のプロセスは全従業員が利用可能であり、公式のプロセスは試用期間のない正社員および有期雇用従業員が利用できます。
2. 苦情 不利益な措置を審査するプロセスを提供します。
A. 従業員は、以下に挙げるものに限らず、業績や行為に関して是正措置または不利益な措置の対象となる場合があります。
1. 職務の遂行が不十分であること。
2. 従業員または公衆の安全や幸福を危険にさらす故意または不注意な行為。
3. 郡の財産または資源に対する過失または故意の損害または浪費。
4. ポリシー、手順、指示、指示、規制、または法律の遵守を拒否または怠ること。
5. 郡の運営に影響を及ぼす勤務時間外の行為を含む、他者に対する不適切な行為。
6. 就業中における、アルコール類または規制薬物の所持（職務遂行上必要な所持を除く）、摂取、アルコール類または規制薬物の影響下にあることを認めること、またはアルコール類または規制薬物の検査で陽性反応が出ること、あるいは処方薬を誤用すること。
7. 休暇の不正使用、無断欠勤、無報告欠勤、遅刻、または欠勤。
8. 有罪判決、自白、または答弁 ノロ・コンタンドル 従業員の職務に影響を与える犯罪、または従業員の仕事と利益相反となる犯罪への (争いのない);
9. 従業員が、犯罪行為を含むがこれに限定されない、郡の利益に反する行為を犯した、または従事したという合理的な信念。
10. 郡の業務の過程で賄賂を要求したり受け取ったりすること。
11. 資金、財産、またはリソースの不正使用。
12. 公的情報または機密情報の不正使用または不正開示。
13. HIPAA の違反または侵害（参考文献 5 を参照）
14。 H嫌がらせおよび/または差別;
15. 郡の事業または利益に関係する、またはそれらに関連する虚偽または虚偽の表示。
16. 必要なライセンス、認証、または資格を取得または維持していない場合。
B. 従業員が勤務時間外に郡の敷地外で合法的な活動に従事しており、その活動が利益相反であるか、従業員の職務と利益相反しているように見える、または正当な資格に関連しているという合理的な信念。
A. 上司は従業員のパフォーマンスを継続的に管理することが期待されます。パフォーマンス管理には、口頭または書面によるコーチング、目標設定、個別面談、パフォーマンス評価の説明、是正措置などが含まれる場合があります。
B. 上司は、従業員に対して全体的に標準以下の業績評価や是正措置を発行する前に、人事担当に相談します。
C. 従業員が業績評価または是正措置に同意しない場合は、問題解決プロセスを使用できます。
A. 非公式の問題解決:
1. 私従業員が業務に関する事項について疑問、懸念、または異議がある場合は、上司に相談してください。必要に応じて、人事担当に相談することもできます。
2. 上司は従業員の悩みを聞き、適切に対応します。 スーパーバイザーは、必要に応じて人事ジェネラリストと相談します。
3. この非公式なプロセスで問題が解決しない場合は、従業員は正式な問題解決リクエストを提出することができます。
B. 正式な問題解決依頼:
1. 正式な問題解決要請は、意思決定者または指定者に書面で提出する必要があります。特別な書式は必要ありません。
2. 正式な問題解決リクエストは、次の条件を満たす必要があります。
を。 正式な問題解決要求として識別されます。
b. 問題または懸念を具体的に説明する。
c. 求める救済措置を述べる。
3. 正式な問題解決要請は、問題解決要請の原因となった行動または決定、または非公式プロセスの不満足な解決から XNUMX 暦日以内に提出する必要があります。 30 暦日を過ぎて提出されたリクエストは、意思決定者の裁量により検討される場合があります。
4. 意思決定者またはその代理人は、人事部長またはその代理人と協議し、正式な問題解決リクエストのコピーを提出します。
5. 意思決定者または指定者は、従業員と面談し、正式な問題解決要請について協議します。この面談は、人事部長または指定者による延長が承認されない限り、正式な問題解決要請の受領から10営業日以内に実施されます。この面談の目的は、意思決定者または指定者が、正式な問題解決要請で提起された問題に関して従業員から情報を収集することです。
6. 意思決定者または指定者は、正式な問題解決要請会議から10営業日以内に、従業員に書面による決定を通知します。人事部長または指定者は、従業員に通知する前に、書面による決定を承認する必要があります。意思決定者または指定者は、従業員と面談し、書面による決定について協議する必要があります。
7. 正式な問題解決要求に関する意思決定者または被指名人の決定は最終的なものです。
A. 有害作用の種類:
1. 停職：従業員を一時的に無給、無勤務の状態に置くこと。
2. 強制降格: 懲戒上の理由で従業員を低い等級および/または低い賃金の職に強制的に配置すること。
3. 解雇: 郡の職務から従業員を強制的に解雇すること。
B. 有害行為を検討している監督者は、書面による事前有害通知を準備しなければなりません。
1. 従業員の識別
2. 不利な措置の根拠となるパフォーマンスおよび/または行為（関連する日付、ポリシー違反、およびビジネスへの影響に関する必要な説明を含む）
3. 意思決定者、人事部、従業員間の必須会議の日時と場所。
C. 事前有害通知は、従業員に発行される前に、人事部長または被指名人および郡検事局によって審査されます。
D. 不利益事前通知は、従業員が確実に受け取ったと確認できる方法で、上司または指定担当者によって従業員に渡される必要があります。
E. 決定者または指定者は、従業員を有給休暇にすることができる。 事前不利益プロセス中。
F. 不利益処分前面談は、従業員が不利益処分前通知に記載された事項について回答する機会です。人事部長または指名された担当者が面談を進行し、記録します。
G. 従業員が自費で弁護士に代理を依頼する場合、従業員は、郡検事またはその代理人が出席できるよう、不利な状況に関する事前通知で定められた期間内に人事部長またはその代理人に通知しなければなりません。
H. 会議後、決定者はすべての関連情報を検討します。会議後、合理的な期間内に、決定者は不利益な措置に関する書面による決定通知書を発行します。書面による決定通知書は、人事部長またはその代理人、および郡検事またはその代理人によって確認され、従業員が確実に受領したことを立証できる方法で従業員に送付されます。書面による決定通知書には、以下の内容が記載されるものとします。
1. 行動および/または行為に関する調査結果、関連する日付、ポリシー違反、ビジネスへの影響についての必要な説明、および必要な信頼性の判断を含む、訴訟の根拠の説明。
2. とるべき行動の声明;
3. アクションの発効日。
4. 以下の郡の苦情手続きへの具体的な言及を含む、従業員が不利な措置を嘆く権利を持っているという声明。
5. このポリシーのコピー。
A. 苦情処理手続きは、職員が決定者による不利益処分の決定について再審査を求めることができる手続きです。再審査では、決定者が郡の方針の適用に誤りを犯したか、この方針を適用しなかったか、関連する証拠を考慮しなかったか、無関係な証拠を考慮したか、および／または決定通知書が決定の根拠を十分に示していないかなどについて審査されます。
B. 苦情は人事部長またはその代理人および意思決定者に書面で提出する必要があります。
1. 苦情には、次のことを明確に述べる必要があります。
ａ． 従業員が不利な措置の決定に反対する根拠には、以下が含まれます。
i. 不利な措置プロセスまたは意思決定プロセスにおけるポリシー適用エラーまたはポリシー適用の失敗。
ii. 意思決定プロセスで考慮されなかった関連する証拠または情報。
iii. 意思決定の過程で考慮された無関係な証拠または情報。
iv. 決定通知は、決定の根拠を適切に確立していません。
b. 従業員が要求した解決策。
2. 提出期間:
ａ． 苦情は、従業員が書面による決定を受領してから 7 日以内に提出する必要があります。 従業員がこの期間内に苦情を提出しなかった場合、その苦情は時機を逸したものとみなされ、従業員の苦情処理の権利が自発的に放棄されたものとみなされます。 苦情の提出は、不利益行為の発効日を遅らせたり、その他の影響を与えたりすることはありません。
b. 予期せぬ事態により苦情が適時に提出されなかったという証拠がある場合、人事部長またはその代理人の判断により、苦情の適時提出が免除されることがあります。
3. 手順:
a. 人事部長（またはその代理人）は、苦情申立て内容と、人事部長（またはその代理人）が入手可能な追加情報を検討し、当該決定が誤りに基づくものであったか、あるいは証拠に裏付けられていないものであったかを判断します。従業員と意思決定者（またはその代理人）の両方がこのプロセスに参加する必要があります。
b. 人事部長またはその代理人は、合理的な期間内に書面による決定を下します。書面による決定は、苦情申立てにおいて提起された事項、特に不利益な措置前および不利益な措置プロセスにおいて対処されたパフォーマンスおよび／または行為に焦点を当てたものとなります。
- 決定が意思決定者の行動を取り消すか修正するものである場合、その決定には苦情を解決するために取るべきすべての行動の概要が記載されます。
- いかなる場合も、人事部長または被指名者は、意思決定者よりも厳しい措置を課してはなりません。
- 決定が意思決定者の行動を承認するものである場合、書面による決定は従業員に対してその決定が最終的なものであることを通知する必要があります。
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クリスティン・スティーブンス
郡委員会委員長
(BOCC 承認 – 同意アジェンダ – 12 年 23 月 2025 日)
(Records Management に提出された原本に署名)
ディストリビューション：
すべての郡部門と選出された役人
記録管理SOPマニュアル（オリジナル）
CK/VHD
日付: 2025年12月23日
有効期間：廃止されるまで
レビュースケジュール: 毎年12月、または必要に応じて
キャンセル： 人事方針および手順 是正措置および不利益な措置、苦情処理手順、および問題解決プロセス、2024年9月24日
エンクロージャー: なし
参考文献:
1. 人事方針および手順 331.4、雇用条件
2. 人事方針と手順 331.2、募集、応募および雇用、セクション VII、有期従業員
3. ガバナンスポリシーマニュアル: ポリシー 3.2 - スタッフの扱い
4. 任命された役員、 付録A
5. HIPAA違反制裁文書
