331.8 - 是正措置および不利な措置; 苦情処理手続き; と問題解決プロセス
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目的： このポリシーは、従業員の業績または行為から生じる問題に対処し、解決するための手段を提供することを目的としています。
範囲： この方針と手順は、ラリマー郡保安官事務所の従業員を除く、ラリマー郡のすべての従業員 (参照 C) および第 XNUMX 司法管区地方検事局の従業員に適用されます。
責任： 人事部長がこのポリシーを管理します。
特定の要件： なし
改訂セクション （従前の方針からの重要な変更）:
- セクション IV.A (追加)
- セクション IV.B (削除)
- セクション IV.D (削除)
- セクション VI.C (削除)
ポリシーと手順:
この方針と手順は、従業員のパフォーマンスや行動から生じる問題に対処し、解決するための手段を提供します。 プロセスと懲戒処分 (是正措置、不利な措置) は非漸進的であり、事業部門に対する認識された影響に基づいて実施される場合があり、範囲、重大度、性質、頻度、リスク、影響、またはパフォーマンスや行為に関する懸念に対する世間の認識。
意思決定者: このポリシーおよび手順全体で使用される「意思決定者」とは、不利益な行為について最終決定を下す、選出された役人、サービス エリア ディレクター、または部門長を指します。
A. 臨時職員: 臨時職員は、職員と郡の相互同意により引き続き雇用されます。 従業員または郡は、理由の有無にかかわらず、問題解決、業績向上、または不利益行為のプロセスに従うことなく、いつでも自由に雇用関係を終了することができます。 部門またはオフィスは、分離する前に人事ジェネラリストに相談する必要があります。
B. 正社員および有期雇用従業員（参考 B）：
1. 試用期間: 従業員は郡の方針に従って試用期間を務めます (参照 A)。 試用期間中、従業員は従業員と郡の相互同意に基づいて雇用され続けます。 従業員または郡は、理由の有無にかかわらず、問題解決、パフォーマンスの向上、または不利益行為や苦情処理のプロセスに従うことなく、いつでも自由に雇用関係を終了することができます。 郡は従業員の試用期間を一方的に延長する場合があります。 試用期間が延長された場合、従業員は意思決定者が書面で指定した日付まで試用期間のままとなります。
2. 試用期間後: 従業員が試用期間を無事に終了すると、郡は理由なく雇用関係を終了することはできません。
C. 任命職員: 郡の方針で特定されている任命職の職員は、職員と郡の相互同意により引き続き雇用されます (参考 A および D)。 任命職員または郡は、理由の有無にかかわらず、問題解決、業績向上、または不利益行為のプロセスに従うことなく、いつでも自由に雇用関係を終了することができます。
D. 選出された役人: 選出された役人は、ラリマー郡の市民によって選出され、このポリシーの対象ではありません。
監督者は従業員のパフォーマンスと行動を管理する責任があります。パフォーマンスや行為に問題がある場合、監督者は状況に対処するために直ちに行動を起こす必要があります。以下のプロセスは、パフォーマンスまたは行為に対処するために使用される場合があります。
A. パフォーマンス評価は、現在のパフォーマンスに一致する評価など、パフォーマンスを特定して議論するために使用されます。パフォーマンス評価は試用期間終了後および年に一度行われます。
B. 従業員が仕事のパフォーマンスを修正し、ラリマー郡が定めた期待や基準に反する行為を改善できるよう支援するために、是正措置が講じられます。是正措置によって従業員が失職したり、給与や等級が減額されることはありません。是正措置の性質、必要性、およびその数は、不利な措置を課す際の要因として考慮される場合があります。
C. 有害な行為とは、ラリマー郡が定めた期待や基準に反する、職務遂行または行為に対する重大な行為です。 不利な行為には、無給の停職、非自発的な降格または解雇が含まれます。 有害なアクションを継続的に実行する必要はありません。 状況の頻度や重大度に応じて、有害な措置が講じられる場合があります。
ラリマー郡は、すべての従業員が郡のサービスに好意的に反映されるように行動することを期待しています。 従業員は、パフォーマンスまたは不正行為に対して是正措置または不利な措置を受ける場合があります。これには、以下に挙げるものが含まれますが、これらに限定されません。
A.職務の不満足なパフォーマンス;
B. 従業員または公衆の安全または福利を危険にさらす意図的または不注意な行為。
C. 郡の財産またはリソースの過失または故意による損傷または浪費。
D.郡または部門/オフィスのポリシーまたは手順の拒否または遵守の不履行。
E. 合法的な指示、規制または法律の遵守の拒否または不履行。
F. 郡の職員、一般の人々、または郡と取引のあるその他の人に対する不適切な行為（郡の運営に影響を与える勤務時間外の行為を含む）。
G. 勤務中の所持（職務遂行に必要な所持を除く）、摂取、アルコールまたは規制物質の影響下にあることの自認、またはアルコールまたは規制物質の陽性反応、または処方薬の誤用。仕事の状態;
H. 休暇の乱用、無断欠勤、無断欠勤、遅刻、または欠勤。
I. の有罪判決、承認、または嘆願の入力 ノロ・コンタンドル 従業員の職務に影響を与える犯罪、または従業員の仕事と利益相反となる犯罪への (争いのない);
J. 従業員が、犯罪行為を含むがこれに限定されない、郡の利益に反する行為を犯した、または関与したという合理的な信念。
K. 郡の業務の過程で賄賂を要求または受領する。
L. 郡の資金または財産の不正使用。
M. 公式または機密情報の誤用または不正開示。
N. いじめ、嫌がらせ、差別。
O. 郡の事業または利益に関与または関連する改ざんまたは不実表示。
P. 必要な免許、資格、または資格を取得または維持していない。
Q. 従業員が非勤務時間中に郡の敷地外で合法的な活動に従事し、その活動が利益相反であるか、従業員の仕事との利益相反であると思われるか、または善意の資格に関連しているという合理的な信念.
A. パフォーマンスの期待値を設定することは、従業員のパフォーマンスや行動の向上を支援するための意図的なアプローチです。これには口頭での発言が含まれる場合があります
B. 監督者は、従業員に対して期待を下回る業績評価や是正措置を講じる前に、人事ジェネラリストと相談します。
A. 非公式の問題解決:
1. 従業員が仕事に関連する問題について質問、懸念、または異議を唱える場合、その従業員は直属の上司と速やかにその問題について話し合うことが奨励されます。 従業員は、必要に応じて人事ジェネラリストに相談することができます。
2. 上司は従業員の悩みを聞き、適切に対応します。 スーパーバイザーは、必要に応じて人事ジェネラリストと相談します。
3. この非公式のプロセスで問題が解決しない場合、従業員は正式な問題解決リクエストを提出する権利を有します。
B. 正式な問題解決依頼:
1. 正式な問題解決要求は、意思決定者または被指名人に書面で提出されます。 特定のフォームは必要ありません。
2. 正式な問題解決リクエストは、次の条件を満たす必要があります。
を。 正式な問題解決要求として識別されます。
b. 要求している従業員を特定します。
c. 問題または懸念事項を具体的に説明します。 と
d. 求める救済策を述べます。
3. 正式な問題解決要請は、問題解決要請の原因となった行動または決定、または非公式プロセスの不満足な解決から XNUMX 暦日以内に提出する必要があります。
4. 意思決定者または被指名人は、人事部長または被指名人に相談し、正式な問題解決要求のコピーを提供します。
5. 意思決定者または被指名人は、正式な問題解決要求について話し合うために従業員と面会します。 この会議は、人事部長または被指名人によって延長が承認されない限り、正式な問題解決要求の受領から XNUMX 営業日以内に開催されます。 この会議の目的は、意思決定者または被指名人が、正式な問題解決要求で提起された問題に関して、従業員の話を聞いて情報を収集することです。
6. 意思決定者または被指名人は、正式な問題解決要求会議から XNUMX 営業日以内に書面による決定を従業員に提供します。 人事部長または被指名人は、書面による決定を従業員に提供する前に承認する必要があります。 意思決定者または被指名人は、書面による決定について話し合うために従業員と面会する必要があります。
7. 正式な問題解決要求に関する意思決定者または被指名人の決定は最終的なものです。
A. 有害作用の種類:
1. 一時停止: 従業員を一時的に無給、非職務の状態にすること。
2. 非自発的な降格: 懲戒上の理由により、従業員を非自発的により低い等級および/または給与率の仕事に配置すること。 また
3. 解雇: 従業員を郡のサービスから非自発的に離職すること。
B. 有害行為を検討している監督者は、書面による事前有害通知を準備しなければなりません。
1. 従業員の特定。
2. 関連する日付、ポリシー違反、およびビジネスへの影響についての必要な説明を含む、起こり得る有害行為の根拠となるパフォーマンスまたは行為。 と
3. 意思決定者、人事部、および従業員間の必須会議の時間と場所。
C. 事前有害通知は、従業員に発行される前に、人事部長または被指名人および郡検事局によって審査されます。
D. 事前有害通知は、従業員の受領を合理的に保証し確立する方法で従業員に配信されなければなりません。
E. 意思決定者または被指名人は、最終決定が下されるまで、従業員に有給休暇を与えることができます。
F. 事前有害行為会議では、従業員は事前有害通知に提示された事項に応答する機会が与えられます。 人事部長または指名された人が会議を進行し、記録します。
G. 従業員の費用負担で、従業員はこの会議に弁護士を雇うことができます。 従業員が弁護士の代理人となる場合、従業員は、書面による事前通知で定められた時間内に、郡検事または被指名人が出席できるよう、代理人となる旨を人事部長または被指名人に通知しなければなりません。
H. 会議後、意思決定者は従業員から提供された情報および関連すると思われるその他すべての情報を検討します。 意思決定者の最終決定である決定通知は、従業員に発行される前に、人事部長または被指名者と郡検事または被指名者によって検討されます。
I. 会議後合理的な期間内に、意思決定者は不利益措置に関する書面による決定通知を提出します。 書面による決定通知は、従業員の受領を合理的に保証および確立できる方法で従業員に配信されます。 書面による決定通知には次の内容が含まれます。
1. 行動および/または行為に関する調査結果、関連する日付、ポリシー違反、ビジネスへの影響についての必要な説明、および必要な信頼性の判断を含む、訴訟の根拠の説明。
2. とるべき行動の声明;
3. アクションの発効日。
4. 以下の郡の苦情手続きへの具体的な言及を含む、従業員が不利な措置を嘆く権利を持っているという声明。
5. このポリシーのコピー。
A. 苦情処理手続きは、従業員が意思決定者の不利益行為の決定の見直しを求めることができる方法です。 決定のレビューには、意思決定者が郡の方針を適用する際に誤りを犯したか、この方針を適用しなかったのか、関連する証拠を検討しなかったのか、無関係な証拠とみなされたのか、および/または決定通知が決定の根拠を適切に確立していないかどうかが含まれます。
B. 苦情は、人事部長または被指名人、人事ジェネラリスト、および意思決定者に書面で提出する必要があります。
1. 苦情には、次のことを明確に述べる必要があります。
ａ． 従業員が不利な措置の決定に反対する根拠には、以下が含まれます。
私。 ポリシー適用エラーまたは不利益行為プロセスまたは意思決定プロセスでのポリシー適用の失敗。
ii. 意思決定プロセスで考慮されなかった関連する証拠または情報。
iii. 意思決定の過程で考慮された無関係な証拠または情報。
iv. 決定通知は、決定の根拠を適切に確立していません。
b. 従業員が要求した解決策。
2. 提出期間:
ａ． 苦情は、従業員が書面による決定を受領してから 7 日以内に提出する必要があります。 従業員がこの期間内に苦情を提出しなかった場合、その苦情は時機を逸したものとみなされ、従業員の苦情処理の権利が自発的に放棄されたものとみなされます。 苦情の提出は、不利益行為の発効日を遅らせたり、その他の影響を与えたりすることはありません。
b. 苦情の適時提出を妨げる予期せぬ出来事、避けられない障害または事故の証拠がある場合、人事部長の発見により、苦情の時期尚早の提出は免除される場合があります。
3. 手順:
ａ． 人事部長または指名された者は、特にセクション IX (A) に従って、苦情および人事部長がアクセスできる追加情報を検討して、その決定が誤りに基づいたものか、証拠によって裏付けられていないのかを判断する必要があります。 従業員と意思決定者の両方が、追加情報の提供、質問への回答、人事部長とのコミュニケーションなどを含む (ただしこれらに限定されない) このプロセスに参加する必要があります。
b. 人事部長または人事担当者は、合理的な期間内に書面による決定を発行します。 書面による決定は、苦情処理で提起された問題に対処し、事前有害行為および決定通知で取り上げられたパフォーマンスおよび/または行為に焦点を当てます。
- 決定が意思決定者の行動を取り消すか修正するものである場合、その決定には苦情を解決するために取るべきすべての行動の概要が記載されます。
- いかなる場合も、人事部長または被指名者は、意思決定者よりも厳しい措置を課してはなりません。
- 決定が意思決定者の行動を肯定するものである場合、決定はその決定が最終的なものであることを従業員に通知する必要があります。
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ジョディ・シャダック＝マクナリー
郡委員会委員長
(BOCC 承認 – 同意アジェンダ – 11 年 14 月 2023 日)
(Records Management に提出された原本に署名)
ディストリビューション：
すべての郡部門と選出された役人
記録管理SOPマニュアル（オリジナル）
CK/JW
日付: 14 年 2023 月 XNUMX 日
有効期間：廃止されるまで
レビュースケジュール: 毎年11月、または必要に応じて
キャンセル: 人事方針と手順 331.8G; 16 年 2023 月 XNUMX 日
エンクロージャー: なし
参考文献:
A. 人事方針と手順、 331.4、雇用条件
B. 人事方針と手順、 331.2、募集、応募および雇用、セクション VII、有期従業員
C. 管理ポリシーマニュアル: ポリシー 3.2 - スタッフの扱い
D. 任命された職員、 付録A
